中小企业如何降低13种成本(之一）

采购成本如何降低

作者：刘 靖

人力成本、物料成本、运输成本、仓储成本、营销成本、厂租成本、能源成本、设备成本、税费成本……五花八门的成本让老板应接不暇。

成本对于企业的重要性，没有任何时候像现在这样更让企业家为之揪心。

对企业家来说，最有效的利润是从牙缝里挤出来的。失去了成本优势，你就要被挤出局。

第一节：采购成本降低

物料的采购成本居高不下。供应商送来的物料品质不稳定、交期不准时，这是许多中小企业存在的现实问题。

如何降低采购成本呢？

1．采购人员的选用

也许有人会说：“采购，不就是购买物料吗！谁不会呀？随便找个人就行了。”如果这样想，就大错特错了。在物色采购人选方面，远没有想象的那样简单。

有采购技能的人，可能会因为忠诚度不够而在回扣方面做文章。羊毛出在羊身上，采购人员吃的回扣需要企业为之买单；靠得住的人，可能会因缺少采购方法造成单价偏高、供应商交期不准或质量不稳，从而增高采购成本；也有一些既有采购技能又有忠诚度的采购员，可能会因经不住供应商多种形式的“糖衣炮弹”轰炸而被拖下水去，最后成为企业最大的蛀虫……

采购人员挑选不慎，会给企业造成意想不到的损失。

（1）挑选采购人员的误区

误区之一：亲信为主。

许多企业的老板认为现在的社会存在“诚信危机”，害怕让外面的人负责采购工作，会因诚信问题而让企业蒙受损失，只好在亲友里面使用采购人选。即便出现“回扣”现象，也是“肥水不流外人田”。

这样的弊端常常造成采购人员因能力、经验不足或主动性不够而出现价格、交期、品质方面的困惑，给企业造成不应有的损失。

深圳有家私营企业，采购主管是老板的亲外甥。这位信得过的年轻的亲外甥，工作的主动性不够，不管事情有多重要，常常下班后就关手机，再重要的事情也难找到他的人影，像人间蒸发了一样。弄得老板无可奈何。

误区之二：听话者优先。

小废是个听话型的员工，用同事的话说，“领导让他往东他不往西，让他打狗他不撵鸡”。这样老实听话的员工，让经理很喜欢。于是，小废被安排到让不少人垂涎三尺的采购岗位。

采购岗位需要的是信息灵通、会杀价、善于沟通的人，小废表现出的却是实实在在的老实。因为他的老实巴交，常常被能说会道的供应商给“忽悠”，让企业为他的老实巴交做买单的“冤大头”。在连续几次给企业造成不应有的损失后，经理不得不将他从采购的岗位挪到别的地方。

误区之三：“伪忠诚”。

会说白话的小曾，是一家台资企业的后勤总管兼采购。

为了博得台湾老板的信任，头脑聪明的小曾发挥广东人的专长，在购买小批量物品或小东西时，极尽杀价之能事，还懂得什么时间买什么东西比较便宜（比如，晚上的时候去市场买肉，要比早上便宜许多，他就在晚上时间去买食堂要用的肉），确实给工厂节省了一些钱。对节省下来的钱，小曾表现出十足的忠诚与清廉，如数交给老板娘。这让老板把他视为“和老板最一心”的忠诚干部。

1996年，那家企业的台湾老板和香港一个贸易公司合资，在东莞市开办另一个工厂。新工厂的筹办工作由台湾老板负责。在老板面前表现得极为忠诚的小曾，理所当然的成为新工厂需用物品的采购者。

新工厂投产不久，香港贸易公司的老板听说了物品采购方面的一些端倪，于是安排财务核查账目。清查结果让人吃惊，新工厂购买的一些大宗或大件物品，其价格要比市场价格高出许多。小曾因此被炒了鱿鱼。

直到这时，台湾老板才恍然大悟：原来小曾的忠诚是伪装的。他在买小东西方面表现的很清廉，以此博得老板的信任，然后在购买大宗物品时狠做手脚。头脑简单的台湾老板被“忠诚”的小曾刷了一把，成了名符其实的“冤大头”。

（2）从侧面隐蔽观察采购人员

挑选采购人选是简单而又复杂的事情。说其简单，是因为采购工作一般智商的人都能做。说其复杂，是因为这项工作的特殊性。对于素养不高又缺乏定力的人来说，很容易在物质诱惑面前蜕变自己。

在使用采购人员方面，既要大胆放手，又要制订监督机制进行有效的约束。监督机制既是保护采购人员少犯错误，又是预防采购漏洞的管控措施。

同时，企业负责人还要针对不同情况，采用多种方式（包括一些隐秘手段）的监督措施。

2．采购人员的心态与技能

一个合格的采购人员，心态和技能同样重要。所以，职业道德和行为规范方面的教育不能少。

（1）职业道德教育不能少

对采购人员的职业道德教育要结合学习法律知识进行。当他们知道拿供应商的回扣和接受贿赂都是犯罪时，也能警示其收敛一些行为。

（2）采购技能培养不能忽视

提升采购技能是采购人员重要的职业组成部分。

网络搜索技能：

在供应商信息搜集方面，网络早已显示出它的独特优势和不可替代性。目前常用的搜索引擎是百度和谷歌。但网络搜索引擎的信息量大，如果要准确搜索自己想要的信息，就需要掌握一定的技巧才能事半功倍。

★关键词搜索法。

在网络上搜索一个词语或句子时，会带出与此相关的许多信息。而这些信息的价值很小，如果一个一个的看，会浪费许多时间。这时候，你在搜索前最好能先思考一下，多输入几个与你要搜索的内容相关的关键词，中间用空格隔开。

比如，你要给公司阅览室购买几本适合员工成长阅读的励志书《跟上上司脚步》，如果只输入书名跟上上司脚步，就会搜索出许多与“跟上上司脚步”、“跟上”、“跟上上司”、“上司脚步”、“脚步”等相关的信息。可能大部分的信息与《跟上上司脚步》这本书无关，白白浪费你查询的时间。如果你想搜索的既快又准，就要将这本书的作者名字或者出版社名称一起输入进去。比如：跟上上司脚步作者刘靖企业管理出版社。这样搜索出来的信息就全是《跟上上司脚步》的书本信息，许多售书网站和新华书店关于《跟上上司脚步》的销售信息、价格、打折情况等，都会展示在你的电脑屏幕上，让你快捷买到需要采购的物品。

★加引号搜索法。

一般网络引擎搜索信息时，如果输入的字串过长，可能会被引擎分成若干个词语，无形中扩大搜索的范围，搜索界面会带出许多不相关的信息。如果给搜索的词语加上双引号（例如“跟上上司脚步”），就能避免被分隔的现象。

除此之外，还要多上网，了解更多的与本职工作相关的信息。

询价技能：

询价，也就是了解购买物品的价格。随着网络的普及，询价已经变得简单。但询价需要一定的耐心。特别是初次购买某一物品时，更需要多找一些商家询问，掌握商品的基本价位，免得吃亏。

货比三家：

货比三家除了比价格外，还要比物品的质量。越是大宗购买的物品，越要多做对比，谨慎处理。

性价比：

性价比不是简单的性能和价格的对比，是从多方面进行考量。通常参考的内容是：价格、质量、稳定性、交期、供应商的信誉度等。

信息灵通：

及时了解所购物料的行情变化，能从多方面分析，总结规律。

供应商开发：

平时要积极开发新的供应商，以备不时之需。

优化供应商：

采购员要具备优化供应商的能力。对那些供货不及时、质量不稳定、价格优势小的供应商，在找到合适的替代供应商后，要征求领导，及时优化。

价格谈判：

在和供应商洽谈价格时，要注意几个因素。

★前期做足功课。

在洽谈之前，要多了解其它商家同类物品的价格，做到心中有底。同时应了解该商家的信誉度，是贸易商还是直接销售。

★揣摩对方心理。

过于热情会让商家觉得你很在乎他们，这不利于杀价。相反，越是要买他的东西，越要装作无所谓。

★分段报价。

让对方报出3个或以上不同批量的价格。

★留下余地。

价格洽谈不能如愿时，不要把话说死，给以后商谈留下后路。

★结算模式。

大宗物料尽可能采用月结或更长时间的结算。

综合知识：

采购人员的综合知识越全面，对高质高效完成采购工作越有帮助。

★知识面宽泛。

宽广的知识面能让你站在更高层面处理采购工作。

★懂产品国标和法律常识。

要了解国家对产品质量规定的标准和相关的法律知识。

★了解常用产品配件的通用性和替代品。

（3）采购人员的沟通与服务内部客户意识

对从事采购工作的人员来说，沟通能力和对内部客户的服务意识是不能少的。

强化沟通意识。

沟通能力弱或主动性欠缺，都会造成信息断层，影响工作正常进行。不管是与供应商还是与内部使用物品的部门或仓库，都需要及时、有效的沟通。

服务内部客户的意识。

企业内所有使用物品的部门，都是采购人员的客户。当内部客户对采购物品提出质量与交期问题时，只要是客观存在的事实，采购员就要认真对待，及时和供应商沟通，尽快解决问题。

3．克服无序采购

在中小企业，因无序采购造成的物料积压给企业造成了一定的成本压力。企业负责人要督导采购人员，切实克服无序采购问题。

（1）采购的计划性

对于采购生产性物料来说，采购计划要建立在生产计划的基础上，并与财务、生产线、仓库相关负责人做好沟通，做出切实可行的采购计划。

（2）物料到位的及时性和合格率

事实证明，有些无序采购是因为供应商送来的物料合格率低或不及时造成的。有的是因为供应商诚信度不够，也有的是采购人员与供应商沟通不主动造成的。

改变此类状况的方式：

与供应商沟通：

良好的信息交流能改变供应商的合作质量。必要时，可向供应商的最高负责人投诉，请高层领导干预相关人员的责任心、配合度和对客户的服务意识。

加强内部协调：

加强与仓库、质检部门沟通，请来料检验人员及时检查来料质量，仓库人员及时反馈供应商的送货信息。

开发备用供应商：

如确因供应商配合不力又不能积极改善，就要考虑更换供应商。

 【未完待续】 

【刘靖教授主讲课程】

说明：

          本文节选自刘靖教授出版的管理著作《适用的才是最好的：中小企业管理之道》。

           《适用的才是最好的：中小企业管理之道》中国电力出版社2013年10月出版，全国新华书店发行。常州信息职业技术学院经贸管理学院已将此书选定为“中小企业管理剖析”教材。

说明：

中小企业要赢利，要发展，需要读好2本书：

1.《适用的才是最好的：中小企业管理之道》

2.《利润为王：企业利润倍增的88个管理准则》